Parece
que por fin, las firmas de abogados de nuestro país están dejando de concebir la implantación de un plan de comunicación como algo innecesario e ineficaz.
Muchos son los despachos de abogados que deciden implantar un plan de comunicación con cara y ojos. Si bien, debería puntualizarse que, por normal general, éste suele centrarse en la comunicación externa, en la relación de la firma con los clientes y con profesionales de otras firmas y en la imagen que se quiere transmitir al mundo y, suele olvidarse la comunicación con el cliente interno, es decir, la que atañe a los profesionales que trabajan en las firmas.
A pesar de que la comunicación interna aparece siempre como algo básico para el funcionamiento de una firma, la teoría y la práctica son dispares y la realidad es que la misma es prácticamente inexistente. La puesta en marcha de una serie de acciones para mejorar la comunicación interna de despachos es efectivamente difícil de conjugar con el ritmo frenético que suele llevarse en éstos, pero debería hacerse un esfuerzo por tratar de instaurar unas buenas pautas a nivel interno ya que la base del éxito de cualquier construcción es unos buenos cimientos, y en una firma de abogados, los cimientos son los profesionales que en ella trabajan.
Para que un plan de comunicación interna funcione es muy importante la fijación de una serie de objetivos que garanticen la información, tanto a nivel transversal como ascendente y descendente, un firme compromiso por parte de los managing partners de su implicación directa para con el plan y una correcta asignación de responsabilidades.
Para la fijación de unos objetivos específicos, debe realizarse un análisis previo de cómo es la situación de la firma en la actualidad. Ejemplos de objetivos son: Conseguir que la dirección integre la comunicación como un punto básico de la estrategia de la firma, crear en los profesionales una cohesión y un sentimiento de pertenencia a la misma y transmitirles los valores y misión de la firma, conseguir la máxima motivación de los profesionales y potenciar su feedback, mantenerles informados sobre las acciones llevadas a cabo por el despacho con el entorno, sus objetivos y estrategias, así como de su evolución, los cambios que se produzcan en la estructura organizativa y las actividades corporativas relevantes.
Para poder llevar a cabo la creación, organización y ejecución de este plan, es interesante asignar a una persona responsable del mismo, quien será la encargada de que la comunicación interna se lleve a cabo con éxito.
Tan importante como la fijación de unos objetivos y la concienciación de los profesionales es la selección de las herramientas que se utilizarán para poner en práctica el plan de comunicación. Ejemplos de ellas son las que a continuación detallamos brevemente:
La creación de una intranet con el objetivo de crear una red de información actualizada y de las actividades diarias de la firma para todos los empleados de la misma. Puede también incluirse información de los profesionales, de sus logros y operaciones realizadas, de tal forma que se crea, no sólo una red de información, sino una red social entre los profesionales del despacho, tanto entre los de una misma oficina como con los del resto de oficinas que pueda tener la firma en otros países.
Junto con la intranet es interesante publicar de forma periódica un boletín informativo sencillo y conciso que recoja lo más relevante de la semana, de la quincena o del período escogido para su emisión. El boletín deberá contenter, no sólo información corporativa, si no también datos acerca de los sucesos y eventos más importantes que relacionan a la firma con el entorno, ésto fomenta la motivación y estabilidad de los empleados.
Poner a disposición de los profesionales un buzón de sugerencias, que sirva de canal de comunicación abierto donde los profesionales puedan trasladar sus opiniones y todas aquellas cuestiones que consideren deban ser tenidas en cuenta por la dirección. Esto fomenta la comunicación ascendente.
Muy importantes son también las evaluaciones de clima laboral a través de encuestas que permitan analizar la situación actual en la firma y el grado de satisfacción de los profesionales en sus puestos de trabajo, así como conseguir el feedback de sus necesidades reales, sus inquietudes y sus preocupaciones.
Deben realizarse de forma periódica reuniones, tanto de departamentos, como de equipos, como reuniones generales para todos los profesionales de la firma. En las reuniones de departamentos y de equipos debe organizarse el reparto de tareas y funciones para cada miembro de los mismos con el fin de que cada profesional conozca y entienda de forma clara su misión en el departamento o equipo y exista una mayor cohesión en los equipos de trabajo para aumentar su productividad.
Por Berta Santoro.
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